Organizuoja konferenciją? Štai keletas patarimų, kurie kyla iššūkio
Jun 08, 2017
Organizuoja mokslinių tyrimų konferencija gali būti gana iššūkis. Kai kurie gali net patars to nedaryti. Bet tai taip pat nuostabi galimybė ir praturtinti savo patirtį.
Sudarius sėkmingą renginį neturi būti kalną kova. Jūs tiesiog prisiminti tris auksinių taisyklių: planuoti į priekį, apsupti save su dideliu komanda, ir žinoti, kodėl jūs darote tai!
Štai keletas patarimų, kurie padės jums šioje nuotykius.
1. Nepavykus planas planuoja žlugti
Neskubėkite į logistiką. Prieš pradėdami Rezervuojant vietą ir raginama stalai, jums reikia šiek tiek laiko pasiruošti savo konferencijoje.
Tai sutaupys jums daug streso ir išvengti paskutinės minutės siurprizų.
Nuotrauka ko norite savo konferenciją atrodyti. Kas dalyvaus? Kokio tipo atveju jis bus? Kokios patirties norite pasiūlyti delegatų?
Tada patekti į specifiką. Kiek dalyviai dar bus? Kiek pateikimai gaunate? Kiek dienų jis truks?
Jei galite, susisiekite su ankstesnių organizatorių rinkti informaciją iš ankstesnių metų. Tai padės jums nustatyti realų biudžetą.
Ir atminkite, kad tai neįmanoma numatyti kiekvienos smulkmenos, dalyką. Visada bus kai kurie klausimai jums nesitikėjote, ir kad viskas gerai. Tiesiog planuoti tai, kaip gerai.
2. Yra jėga skaičiais
Nuo programos logistikos, finansų ir rinkodaros, organizuoja konferenciją apima kelis aspektus, kurie visi reikalauja patirties. Aplink save su gera komanda padės jums efektyviau atlikti įvairias užduotis be priblokšti. Ji taip pat leis jums sutelkti dėmesį į pagrindinių tikslų: dideliu turiniu, geros garsiakalbiai ir užsiimančių dalyvių.
Pasirinkite komandą atsargiai. Ieškokite entuziastingų, organizuojamus ir važiuoti komandos žaidėjams jis Organizacinis komitetas neturėtų per daug narių, laikyti sprendimų priėmimą ir derinimą sklandžiai. Jonathan Khan randa trys yra geras skaičius. Viskas priklauso nuo jūsų konferencijoje dydžio ir kiek laiko turite savo rankose.
Išmokite deleguoti. Galite priskirti komitetus keliose srityse Atsakomybė: logistikos (vieta, apgyvendinimo, A / V, maitinimas, transportas), techninės programos, pranešėjų, finansų ir rėmėjų, registracinės, rinkodaros (ryšiai, PR, svetainė, socialinės žiniasklaidos ...). Ant pagrindinių organizatorių, galite registruotis savanorius padėti jums konferencijos dieną ar mažesnių užduočių. Studentai dažnai pamatyti jį kaip gerą galimybę ir laimingai padėti.
Jei turite biudžetą, apsvarstyti nuomos PCO arba konferencijų biurą. Būdamas akademinis, Renginių organizavimas, nebūtinai jūsų stiprioji pusė. Šie specialistai yra specialistai organizuoti mokslinėse konferencijose. Jie teikia vertingiausią pagalbos, ypač su logistikos pusės dalykų.
3. Embrace technologijos
Yra tiek daug būdų, kaip jūs galite naudoti technologijų galią.
Pirmiausia, naudoti abstraktų valdymo sistemą rinkti, kolegų ir priimti pareiškimus ir valdyti savo programą. Taip, mes esame šališki, tačiau mes negalime pabrėžti pakankamai, kiek laiko ji bus jums sutaupyti!
Konferencijos metu, įsitikinkite, kad visi kambariai turi pakankamą A / V įrangą ir kad jis veikia! Ir atminkite, tai yra 21-ojo amžiaus! Beveik kiekvienas atlieka nešiojamas, smartfon ar tabletę ir norite turėti prieigą prie interneto. Wifi, gali būti didelė problema konferencijose. Įsitikinkite, kad patikrinti iš anksto renginio vietoje, kad jie bus pateikti wifi su pakankamai pralaidumo.
Taip pat galite pasinaudoti mobiliųjų programų, siekiant pagerinti delegatai patirtį. Yra daug programų iš ten, siekiant padėti Dalyviai tinklą, naršyti konferenciją, sukurti savo tvarkaraštį ir tt
4. Atidžiai Pasirinkite garsiakalbiai
Rasti tinkamą pagrindinis pranešėjas yra labai svarbus, tačiau gali būti sudėtinga. Gera pagrindinių pranešėjų bus pritraukti delegatų ir nustatyti savo mokslinių tyrimų konferencijoje tonas.
Pagalvokite apie tai, kokios kolonėlės ir pristatymų norite. Siekti įvairovės. Pakviesti abu gerai žinomus mokslininkus ir jaunuosius tyrėjus, ir bandyti turėti gerą lyčių balansą.
Įsitikinkite, kad turite planą B, jei jūsų garsiakalbiai atšaukti!
5. Laikykite jas parašė
Jums reikia amatų veiksmingą komunikacijos planą. Įgyvendinti strategiją, koks turinys jūs ketinate pasidalinti, kada ir kam. Savo tinklalapyje, skelbia interviu, dienoraščio, nuotraukas, programas, garsiakalbis pranešimus ... reguliariai atnaujinti savo turinį statyti šiek tiek jaudulio.
Palaikykite ryšį su savo delegatų ir garsiakalbius. Galite naudoti įvairias priemones, pavyzdžiui MailChimp siųsti masines laiškus į savo delegatų. Įsitikinkite, kad jie gauti visus reikalingus duomenis ir nurodymus apie savo konferencija: Kur Adresas, datas, gaires, kontaktinius duomenis, patarimai ...
Geras bendravimas yra taip pat svarbu, kad konferencijos metu. Pridėti ženklus atkreipti į dalyvius link pristatymas kambariai, registracijos stalo, pietų rajonuose ar tualetai. Padaryti kai kurie per dieną pranešimus informuoti delegatų atsiskleisti renginio ir turi savanorių ir darbuotojų pasirengęs atsakyti į klausimus ir vadovautis delegatų. Ir nepamirškite pasakyti ačiū! Siųsti el.laišką delegatų ir rašytinę pastabą garsiakalbius, komiteto nariai ir savanoriai jiems padėkoti už jų indėlį.
6. Palengvinti tinklų tinklai yra viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl mokslininkai lankyti savo konferenciją. Jūsų darbas yra padėti jiems susitikti su įdomiais žmonėmis. Kaip? Pirmiausia, įsitikinkite, kad jums skirti pakankamai laiko tinklų kūrimo galimybes ir diskusijas. Negalima įsprausti savo programą su pristatymai - statyti daug atplėšimo ir kavos sesijų leisti delegatai kvėpuoti ir kalbėtis. Ir pasirinkti tinkamą įkurtoje "socialinių" Kambarių skaičius: turite sofos ir kėdės žmonės sėdėti ir bendrauti. Organizuoti visuomeninius renginius, pavyzdžiui, partijų, kokteiliai ir vakarienė. Jūs taip pat turėtų apsvarstyti veikia keletą eksperimentų skatinti dalyvavimą, pavyzdžiui, "unconferences" organizacija ir panaudoti įdomių mobiliųjų programų, skatinti tinklus. Išvada organizavimas akademinę konferenciją apima įvairias užduotis, kurių dauguma neturi nieko bendro su akademinės gausybę. Jums reikia būti organizuojamas suspėti su visais iš jų. Jei organizuoja pirmą kartą konferenciją, ieškoti patarimų iš praeities organizatorių ar specialistai Tol, kol pavyksta gauti savo antys eilės ir išlaikyti mūsų patarimus omenyje, jums bus sėkminga linkme atveju!
Žiūrėti daugiau: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Jei norite vaizdo konferencijų kamera ir įvairiakryptė mikrofoną, galite susisiekti su Tenveo pardavimo vadybininkas Rachelę, ji jums suteiks jums sprendimus ir nuolaidas.
Telefonas: 8613657740706
"WhatsApp": 008613657740706
Paštas: sales01@tenveo.com
SKYPE: Rachel Liang
QQ: 451810239
WeChat: 13657740706
