Geros atstumo susitikimai

Patarimai dėl gerų nuotolinių susitikimų

Nuotoliniai susitikimai sutaupo laiko ir duoda greitesnius rezultatus

Kai kurie nuotolinių susitikimų privalumai:
• Sumažinkite arba pašalinkite kelionės išlaidas
• Didinti įmonės efektyvumą - kelionės laikas tampa darbo laiku
• Sumažinti darbuotojų stresą - darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą
• Paprastas ir spontaniškas
• Ekologiškas

Patarimai geroms telekonferencijoms

Pasiruošimas (jei pirmininkauja susitikimui)

• Tikslas. Turėkite aiškų susitikimo tikslą ir tai, ko tikitės iš dalyvių. Ar tai yra informacijos, diskusijų ar sprendimų susitikimas?
  • Tinkami žmonės. Pakvieskite teisingus žmones, žmones, kurie abu prideda kažką į susitikimą, ir tai gauna kažką iš jo.
  • Reikalingi rodmenys. Siųskite dalyviams reikiamus skaitymus ir kiekvienam dalyviui pateikite asmeninį komentarą apie tai, ko iš jų tikimasi. Ar jie supranta, kad tam tikra informacija bus surengta susitikimui arba paaiškins ką nors.
  • Aiški darbotvarkė. Prieš posėdį laiku pateikite darbotvarkę ir dalyvių sąrašą.
  • Informuoti. Paaiškinkite, kaip prisijungti prie susirinkimo (telefono numeris ir bet koks PIN kodas) arba ar dalyvis skambins.
  • Bandymas. Prieš pradėdami savo pirmąjį susitikimą, atlikite kelis bandomuosius skambučius ir išbandykite įvairias funkcijas. Gali būti, kad jūsų skydelis reikalauja specialių komandų, kad būtų galima skambinti kelioms šalims - pasitarkite su savo telefonijos vadovu.
  • Dokumentacija. Kaip susitikimas bus dokumentuojamas? Gerai naudoti įrašymo funkciją.
  • Daryk paprastai. Jei susitikimas yra pasikartojantis, į konferencijos vadovą įtraukite dalyvius kaip grupę arba pridėkite atskirus kontaktus į telefonų knygą.
  • Pradėti ir baigti laiku. Visada pradėkite susitikimą nustatytu laiku, net jei trūksta dalyvių.
  (Planuokite trumpą pertrauką, jei susitikimas turi būti pratęstas).
  • Sekite ir sekite. Apibendrinkite, sekite ir išsiųskite susirinkimo raštus tiesiai po susitikimo. [Nustatykite terminus ir leiskite visiems žinoti, kas yra atsakingas už ką.

Susitikimo metu (jei pirmininkauja susitikimui)

• Pristatymai. Sveiki ir supažindinti visus. Tai pasireiškia geru pradžią ir užtikrina įtraukią atmosferą net tiems žmonėms, kurie yra ne vietoje. Jei susitikimas nėra labai didelis (iki 10 ar daugiau dalyvių), paprašykite dalyvių trumpai pristatyti save, kad galėtumėte gauti savo balso ausį. Visada stenkitės sukurti atmosferą, kuri suteiktų žmonėms galimybę sėdėti kartu, net ir tose, kurios dalyvauja kitose vietose.
  • Protokolas. Paimkite užrašus arba paskirkite sekretorių, kuris gali užtrukti minutes ir turėti prieigą prie įrašo, jei toks yra.
  • Darbotvarkė. Susitikimo vedantis asmuo paaiškina, kas yra susirinkimas ir kiek laiko jis bus vykdomas, ir trumpai apžvelgia darbotvarkę.
  • pertraukos. Pradėkite susitikimą paaiškindami pagrindines susitikimo taisykles ir tai, kas gali trukdyti.
  Jūs neturėsite skaityti el. Laiškų, naršyti savo išmaniajame telefone, dirbti su kitomis užduotimis ir pan.
  • Pertraukos. Jei susitikimas trunka ilgiau nei 45 minutes, pertrauka, kad žmonės galėtų tęsti koją 10-15 minučių prieš tęsdami.
  • Siekti susitarimo. Prieš pereinant prie naujo elemento, pasitarkite su įvairiais dalyviais, kad pamatytumėte, ar kas nors nori pasakyti nieko. Taip visi jaučiasi susiję.
  • Dinamiškas. Valdykite ir apsvarstykite grupės dinamiką. Įsitikinkite, kad visi aptariami klausimai sprendžiami, sprendžiami konfliktai.
  • Paaiškinkite. Jei kas nors atsitinka kambaryje (galbūt juokiasi), paaiškinkite, kas vyksta visiems, kurie dalyvauja telefonu, kad įsitikintų, jog visi jaučiasi.
  • Laikas klausimų. Atidėti laiko spręsti visus klausimus.
  • Naujas susitikimas. Jei yra klausimų, kuriuos reikia stebėti, susitarkite dėl kito posėdžio laiko.

Po susitikimo (jei pirmininkauja posėdis)

• Sekite ir sekite. Apibendrinkite, sekite ir išsiųskite susirinkimo raštus tiesiai po susitikimo. Nustatykite terminus ir leiskite visiems žinoti, kas yra atsakingas už ką.

Kiekvienam susitikime dalyvaujančiam asmeniui (nutolusioje vietoje)

• Taika ir ramybė. Pabandykite surasti kuo ramesnę vietą, kur galima sėdėti.
• Parkuoti. Jei dalyvaujate iš savo automobilio, prieš prisijungdami prie susitikimo saugiai pastatykite, pvz., Automobilių stovėjimo aikštelėje.
• Išjunkite mikrofoną. Jei sėdite kažkur su daug foniniu triukšmu, pvz., Oro uoste ar automobilyje ar kavinėje, kai kalbate, išjunkite mikrofoną (nutildyti).
• Būkite pasiruošę daug laiko. Įsitikinkite, kad susirinkimas yra tinkamas laikas susitikti su kitais dalyviais prieš susitikimo pradžią (taip pat kaip ir žmonės, dalyvaujantys konferencijų salėje kartu).
• Prisistatyk. Jei turite ką pasakyti, įsitikinkite, kad žmonės atpažįsta jūsų balsą, pirmiausia pristatydami save.
• Informuokite žmones. Jei atsijungsite (prastas priėmimas ir pan.), Skambinkite iš karto ir patogiu momentu leiskite kitiems dalyviams žinoti, kad buvote išvykę.
• Fokusavimas. Sutelkti dėmesį į susitikimą. Susitikimo metu neperskaitykite el. Laiškų ar kitokių dalykų.